Digitaler Check-in: Einfach und ohne Umwege mit HUGO

Digitaler Check-in: Einfach und ohne Umwege mit HUGO

Ankommen, einchecken und direkt ins Zimmer gehen – ohne unnötige Wartezeit an der Rezeption. Mit dem digitalen Check-in von HUGO kann der gesamte Ablauf von der Buchung bis zum Zutritt ins Hotelzimmer digital abgewickelt werden.

Der Gast erledigt bereits vor der Anreise alle notwendigen Schritte online. Meldedaten ergänzen, digital unterschreiben, offene Beträge bezahlen und – bei unterstützten Schließsystemen – direkt den persönlichen Zugangscode erhalten.

So entsteht ein durchgängiger digitaler Prozess von der Buchung bis zum Check-in.

Buchung bis Check-in innerhalb weniger Sekunden

Der digitale Check-in beginnt mit einer einfachen Identifikation der bestehenden Reservierung.

Der Gast gibt beispielsweise 

• Reservierungsnummer  
• Nachnamen
• Abreisedatum

ein.

Anschließend wird die zugehörige Reservierung aufgerufen und der Gast kann mit dem Pre Check-in beginnen.

Damit ist keine zusätzliche Registrierung oder komplizierte Anmeldung notwendig. Der digitale Check-in baut direkt auf der bereits vorhandenen Buchung auf.

Meldedaten digital statt Papierkram

Im nächsten Schritt werden die zur Reservierung gehörenden Meldedaten angezeigt.

Der Gast kann die bereits vorhandenen Daten kontrollieren und fehlende Angaben selbst ergänzen.

Damit wird ein klassischer Vorgang an der Rezeption bereits vor der Anreise digital erledigt. Statt Meldedaten erst beim Check-in vor Ort aufzunehmen, können die benötigten Informationen bereits bequem über Smartphone, Tablet oder Computer erfasst werden.

Das spart Zeit bei der Anreise und reduziert gleichzeitig den manuellen Aufwand für den Betrieb.

Unterschrift direkt am Smartphone

Sind alle erforderlichen Meldedaten vollständig, folgt die digitale Unterschrift.

Der Gast unterschreibt direkt am jeweiligen Endgerät. Damit kann auch dieser Schritt vollständig in den digitalen Check-in integriert werden.

Papierformulare, Ausdrucke und das nachträgliche Übertragen von Informationen werden dadurch deutlich reduziert.

Offene Beträge einfach online bezahlen

Bestehen für die Reservierung noch offene Zahlungen , können diese in den Check-in-Prozess eingebunden werden.

Über eine entsprechende Payment-Schnittstelle wird dem Gast der noch offene Betrag angezeigt und kann direkt online bezahlt werden.

Der Gast muss dadurch nicht mehrere unterschiedliche Systeme oder Prozesse durchlaufen.

Vom Check-in zum Zimmer-Zutritt

Besonders interessant wird der digitale Check-in in Verbindung mit Anbindung zu einem unterstützten Code-Schließsystem.

Nach erfolgreichem Abschluss des Check-ins kann automatisch ein entsprechender Zugang beziehungsweise Türcode generiert werden.

Dieser wird dem Gast direkt angezeigt. Der Gast kann anschließend direkt zu seinem Zimmer gehen und die Tür über das angebundene Schließsystem via Code öffnen.

Eine physische Schlüsselübergabe an der Rezeption ist bei einer entsprechenden Schließsystem-Integration nicht mehr notwendig.

Vom ersten Klick bis zur geöffneten Zimmertür

Der digitale Check-in ist damit nicht nur ein einzelnes zusätzliches Feature. Er verbindet mehrere Prozesse miteinander, die im klassischen Hotelbetrieb häufig getrennt voneinander durchgeführt werden.

Buchungsdaten sind bereits vorhanden, der Gast ergänzt seine Meldedaten selbst, unterschreibt digital, begleicht offene Beträge und erhält anschließend seinen Zugang zum Zimmer.

Für Gäste bedeutet das eine schnelle und flexible Anreise. Für den Hotelbetrieb können wiederkehrende administrative Tätigkeiten reduziert und Abläufe stärker automatisiert werden.

Gleichzeitig bleibt der digitale Check-in flexibel einsetzbar: als Pre-Check-in vor der Anreise, als digital unterstützter Check-in vor Ort oder – gemeinsam mit Payment- und Schließsystem-Schnittstellen – als weitgehend automatisierter Self-Check-in.

Mit HUGO Hotelsoftware wird damit aus vielen einzelnen Arbeitsschritten ein durchgängiger digitaler Prozess:

Von der Buchung bis zur geöffneten Zimmertür.

Fazit: Einfacher einchecken, smarter arbeiten

Der digitale Check-in verbindet Komfort für Gäste mit effizienteren Abläufen im Hotel. Meldedaten, Unterschrift, Zahlung und Zimmerzugang lassen sich in einem durchgängigen Prozess abbilden.

So wird aus dem klassischen Check-in ein moderner, digitaler Ablauf – schnell, flexibel und direkt mit der HUGO Hotelsoftware verbunden.